Riktlinjer för utvärdering av anbud
Lagen om offentlig upphandling ger två alternativ vid utvärdering av inkomna anbud. Anbud kan antas med hänvisning till ”lägst pris” eller till det ”ekonomiskt mest fördelaktiga”. Valet mellan dessa två utvärderingsgrunder måste göras innan förfrågan skickas ut till anbudsgivarna. Anges inget i förfrågningsunderlaget gäller ”lägsta pris” vid utvärdering. Anges det ”ekonomiskt mest fördelaktiga” som utvärderingsgrund skall det också klargöras vilka kriterier, förutom priset, som kommer utvärderas. De angivna kriterierna får inte ändras under upphandlingens gång utan står fast under hela upphandlingen.
Piteå kommuns inköpsavdelning använder ett viktningssystem för utvärdering av det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.
Förfarande vid utvärdering med viktningssystem:
Inför varje upphandling beslutar ansvarig inköpare samt berörda verksamheter vilka kriterier som i just den aktuella upphandlingen är viktiga att utvärdera. När man fastställt vilka utvärderingskriterier som skall användas viktas dessa procentuellt sinsemellan.
I varje förfrågningsunderlag finns en matris med de viktade utvärderingskriterierna presenterade. Se exempel nedan. Där beskrivs också hur utvärderingen med viktning fungerar. Vidare finns beskrivningar av aktuella kriterier i det aktuella förfrågningsunderlaget.
När anbuden utvärderas, bedöms varje anbud i en skala 1 - 10 för varje uppställt kriterium. Bedömningen görs utifrån den information som anbudsgivaren ger i sitt anbud. Piteå kommun förbehåller sig dock rätten att beakta referenters (andra kunders) uppgifter vid utvärdering av anbud. Det gäller såväl interna som externa referenter. Detta för att verifiera uppgifter som lämnats i anbudet.
Exempel på utvärdering
| Utvärderingskriterier | Skala | Viktprocent | Erhållet värde | Viktat värde |
| Kostnad |
1-10 |
60% |
7 |
4,2 |
| Service |
1-10 |
20% |
10 |
2,0 |
| Miljö |
1-10 |
20% |
5 |
1,0 |
| Totalsumma: |
|
|
|
7,2 |
Med viktprocent avses viktningen av det enskilda kriteriet i förhållande till de övriga kriterierna. Summa viktprocent = 100%.
Med skala avses värderingen av det enskilda kriteriet i en poängskala 1—10 för respektive anbudsgivare, i relation till ställda verksamhetskrav och behov.
Erhållet värde * viktprocentvärdet = Viktat värde.
Det bästa resultatet ger den högsta poängen (näst bäst ger näst högsta poängen o s v) för varje enskilt kriterium. Således blir det anbud med den högsta totalsumman "vinnaren" i upphandlingen. Högsta möjliga poäng är 10,0. Om två anbudsgivare får samma poäng rangordnas det anbud högst som erbjuder lägst pris.
Pris för respektive anbud bedöms i en skala 1 - 10:
10 = lägst totalkostnad. Övriga anbud som är <= 1% högre än lägsta totalkostnad får också 10 poäng.
9,5 poäng = kostnader som ligger > 1% och <= 5% högre än lägsta
9 poäng = kostnader som ligger > 5% och <= 10% högre än lägsta
osv. ner till 1 poäng - Kostnader som ligger här är troligen inte intressanta och preciseras inte ytterligare här. Kostnad delas inte upp i en högre detaljeringsgrad än 0,5 poäng. Undantag kan göras när delkriterier används för ett eller flera av huvudkriterierna. Då kan poäng-fördelningen bli mer detaljerad.
Övriga utvärderingskriterier bedöms i en skala 1 - 10 för varje anbud:
10 = Mycket bra utifrån uppställda önskemål och behov inom verksamheten, kan inte begära mer av anbudsgivaren. Anbudsgivarna bedöms i relation till uppsatta önskemål och behov i aktuella verksamheter
5 = Medelbra, godkänt - inte mer
1-4 = Inte acceptabelt, klarar inte uppställda önskemål för det specifika kriteriet.
Dessa kriterier delas inte upp i en högre detaljeringsgrad än hela poäng.
När samtliga anbudsgivare har bedömts utifrån uppställda utvärderingskriterier skall respektive poäng multipliceras med aktuell viktsprocent för att få fram delsumman. Anbudsgivarens respektive delsummor adderas till en totalsumma.
Den anbudsgivare som får den högsta totalsumman är "vinnare" i upphandlingen.
Om två anbudsgivare får samma totalpoäng, rangordnas det anbud högst som erbjuder lägst pris.