Idag är det ingen som tycker det är konstigt att deklarera direkt i telefonen eller begära föräldrapenning från hemdatorn. Det är en självklarhet. Nu har Norrbottens kommuner investerat i en gemensam plattform, som skapar förutsättningar för att digitalisering av kommunernas tjänster kan ta fart på allvar.
Digitalisering handlar ytterst om verksamhetsutveckling - om nya sätt att tänka, nya sätt att jobba och att i möjligaste mån ta tekniken till hjälp i förändringsarbetet. Syftet är först och främst att erbjuda medborgarna enkla tillgängliga tjänster, men också att hitta smarta och optimerade sätt att arbeta. Ett exempel är digitaliseringen av bygglovsprocessen som nyligen genomfördes, men där erbjudandet av e-tjänst årerstår. Läs mer i separat artikel.
- Piteå växer och förändras, utmaningarna är många och piteborna ställer allt högre krav på service och tjänster. Vi måste förändras och utvecklas, nya digitala lösningar är en viktig del i den förändringsprocessen, säger Ola Lidström, processledaren för digitaliseringen i Piteå kommun.
Samordning effektiviserar
Hittills har förvaltningarna själva drivit sin egen digitala utveckling, med olika plattformar, olika lösningar och skiftande resultat. Idag finns förutsättningarna för ett bättre helhetsgrepp runt digitala tjänster. Tekniken har utvecklats och såväl samhället i stort som Piteå kommun är mogen för förändring.
- De kommuner som hittills drivit digitaliseringen och utvecklat e-tjänster har också fått ta stora kostnader. Med den länsövergripande plattformen kan vi samordna och samverka på ett annat sätt, vilket påverkar både priset och kvaliteten, säger Ola Lidström.
I framtiden ska man kunna logga in och hantera alla sina tjänster med länets olika kommuner – enkelt och öppet är målet. Du ska kunna följa bygglovsärenden och hur du ligger till i tomtkön, söka barnomsorg och boka fotbollshallen - helt enkelt alla ärenden du har med kommunen. Har du sommarstuga i annan Norrbottenskommun ska du kunna följa dina ärenden även där, till exempel vatten/avlopp och sophämtning.
- Även internt är möjligheterna stora. Hanteringen av körjournaler i våra bilar, bemanning inom socialtjänsten och frånvarohanteringen i skolan är exempel som sådant som skulle kunna digitaliseras. Redan nu testas lösningar där sjuksköterskor inom hemtjänsten rapporterar direkt ute hos brukaren via en surfplatta, och då slipper man slipper köra in till kontoret för att dokumentera. Smarta och optimerade arbetssätt som sparar både tid och pengar, säger Ola.
Med sikte på "det bästa möjliga för Piteå"
För kommunens olika verksamheter är det nu arbetet börjar på allvar. Under 2016 anställdes Ola Lidström som processledare för digitaliseringsarbetet, med uppdraget att ta ett helhetsgrepp och koordinera utvecklingsarbete där tekniska lösningar är en del. Att öka farten på förvaltningarnas utvecklingsarbeten är prioriterat och därför skapas nu digitaliseringsteam som kan fånga upp behov i verksamheterna. Nyligen genomfördes två heldagars utbildning med personer från förvaltningarna som förväntas bidra i kommunens digitala resa.
- Genom teamen får förvaltningarna bättre koll på vilka lösningar som man har, tänkbara utvecklingsområden och sånt det är dags att plocka bort. Sen måste vi prioritera, vi kan inte jobba med 70-100 digitaliseringsprojekt samtidigt, säger Ola.
Kommuns verksamheter ska alltid försöka leverera "bästa möjliga för Piteå". För att lyckas krävs mod att våga ifrågasätta invanda mönster och arbetssätt, att våga se på sin egen verksamhet på ett nytt sätt samt att våga samarbeta och se till att bra lösningar sprids till fler.
- Jag ser digitalisering som ett verktyg för chefer och medarbetare som har mod att förändra och vågar ge sig på utmaningen att leverera bästa möjliga för Piteå. Det är det som våra medborgare, företag och besökare förväntar sig, avslutar Ola.
Text: Ann-Sofie Boman
