Piteå kommun väljer att göra om upphandlingen av personal- och elevdatorer på grund av bristande konkurrensutsättning. Detta påverkar inte tillgången på elevdatorer – de är levererade i tidigare avtal under året och klara inför höstens skolstart.
Upphandlingen utannonserades 24 januari i år och har utförts som en förnyad konkurrensutsättning (FKU) utifrån Kammarkollegiets ramavtal som avser Personal- och elevdatorer inklusive kringutrustning.
-Det här är första gången som Piteå kommun har samtliga produkter hopslaget i en upphandling, detta är för Piteå Kommun ett sätt att förbättra och effektivisera avtalshanteringen inom detta område säger Gun Nilsson, inköpschef, Piteå kommun.
Syfte och det uppskattade värdet på upphandlingen
Syftet med upphandlingen är att få fram konkurrensutsatta priser på samtliga produkter som är kravställda. Volymerna är uppskattade från tidigare år och kan över- och understigas. I den här upphandlingen är de uppskattade volymerna, per år, 2 209 datorer (13 olika produkter) samt uppskattade volymer av kringutrustning (104 olika produkter) som kravställts. Värdet är uppskattat till ca 20 mkr per år, och en vanlig avtalsperiod brukar vara upp till fyra år. Det slutliga antalet eller värdet på upphandlingen beror på vilket behov som uppstår och till vilket upphandlat pris de olika kravställda produkterna landar på.
Upphandling sker alltid i nära samarbete med den verksamhet som har ansvaret och behovet för upphandlade produkter och tjänster, i det här fallet är det IT-enheten.
-Verksamheten kan och vet vilket behov och kvalitet som behövs på produkterna och vi sätter ihop upphandlingen tillsammans med Inköpsenheten, gemensamt säkerställer vi ett korrekt underlag. Vi har ett mycket bra samarbete och anser att det aktuella upphandlingsunderlaget höll en bra kvalitet, säger Robert Ekberg, IT-chef, Piteå kommun.
Detta har hänt från utannonseringen till idag
Upphandlingen annonserades 2025-01-24. Upphandlarna har tillsammans med IT-enheten arbetat med leverantörernas anbud och fattat ett beslut.
- Tilldelningsbeslut:
Meddelades 2025-03-18 med avtalsspärr på 10 dagar, som gäller enligt lag för att leverantörer ska kunna påtala om de anser att något gått fel till väga.
- Överklagan av upphandlingen och skäl:
Upphandlingen överklagades till förvaltningsrätten av en anbudsgivare som ansåg att tilldelningen ska dras tillbaka och ny utvärdering ska ske då de inte tyckte att samtliga obligatoriska krav var uppfyllda av den tilldelade leverantören.Det obligatoriska kravet som bestrids är huruvida kravbeskrivningen tydliggör funktionen att en dator ska ha tillgång till 4G/5G via en extern modul och hur den ansluts. Enligt kravspecifikationen står det - Modul för stöd för 4G/5G samt antenn - Antenn ska finnas samt möjlighet att köpa till modul för stöd till 4G/5G, där ordet modul är öppet för tolkning både som ord och funktion.Kommunens bedömning och syfte med kravet var att tillgång till 4G/5G uppnås samt att tolkningen inte ska ha en påverkan på funktion för verksamheterna.
- Dom från förvaltningsrätten:
Förvaltningsrätten bifaller ansökan om överprövning och beslutar att upphandlingen ska rättas genom ny utvärdering av anbuden. Piteå kommun väljer att inte överklaga.
- Avbrytande och skäl:
Med beslutet från Förvaltningsrätten innebär det att enbart en leverantör finns kvar och Piteå kommun bedömer att det leder till bristande konkurrensutsättning och väljer att avbryta upphandlingen. Detta ger möjlighet att förtydliga kravspecifikationen ytterligare och få in fler anbud för att få upphandlingen mer konkurrensutsatt.
Att förtydliga något kan betyda att göra underlaget lättare att förstå, förtydliga syftet, tydliggöra krav utan att för den skull innebära att upphandlingen är dålig eller felaktig. Piteå kommun jobbar med ständiga förbättringar och utveckling av sina upphandlingar och det är ett ständigt pågående arbete som påverkas av nya behov, ny lagstiftning eller praxis eller omständigheter på marknaden som förändras
Begäran av allmän handling
Det är även vanligt att det sker överklagan av sekretessbeslut exempelvis när man sekretessbelägger anbud som begärts ut som allmän handling, vilket är en egen lagstiftning och en egen process.
- Överklagan av beslut om att ta del av allmän handling:
En anbudsgivare i upphandlingen ville ta del av inkomna anbud. Piteå kommun lämnar ut handlingarna efter att sekretessbedömning är utförd enligt lagen om offentlighet och sekretess. Anbudsgivare överklagar beslutet som handläggs av Kammarrätten.
- Dom om allmän handling:
Kammarrätten bedömer att kommunen ska göra om sekretessbedömningen av den allmänna handlingen. Det innebär inte nödvändigtvis att den tidigare bedömningen var felaktig, utan kan exempelvis betyda att kompletterande motiveringar eller en mer utförlig prövning behöver göras.
Upphandling är inte ett helt okomplicerat område och en del av processen kan vara att hantera överklagan av både tilldelningsbeslut och sekretessbeläggning av andras anbud som begärts ut som allmän handling, vilket också är fallet i den här upphandlingen. Dessa områden omfattas av olika lagstiftning och har olika processer.
Vår förhoppning är att vi ska kunna utannonsera en ny upphandling för personal- och elevdatorer inklusive kringutrustning senast under september månad. Vår målsättning är att ha ett nytt avtal på plats så snart som möjligt.
