För att få bra och effektiv tillsyn är det viktigt att rätt fastighetsbeteckning och adress finns för byggnaden samt att situationsplan med markerade platser för aggregatet och husnummer bifogas protokollet. Kontrollanten ska även notera om ett eller flera aggregat är borttagna och om de ha ersatts med nytt aggregat, exempelvis LB01 ersätter TA1/FF1.
Följande uppgifter bör tas upp i protokollet:
Fastighet
- Fastighetsbeteckning
- Byggnadens adress
- Byggår och ombyggnadsår för byggnad
- Fastighetsägare
- Adress fastighetsägare
- Driftsansvarig
Systeminformation
- Systembeteckning
- Systemtyp
- Installationsår
- Placering
- Betjänar
- Tidigare besiktning (om det finns)
- Drifttider
Besiktningsutlåtande
- Systembeteckning
- Besiktningsdatum
- Besiktningsintervall
- Besiktningsresultat
- Ombesiktningsdatum
- Nästa besiktningsdatum
- Besiktningsresultat med förklaring
Besiktningsman
- Sakkunnig: namn, telefon, fax, e-post, behörighet, giltighetstid,, certifikatnummer, certifikatsorgan, underskrift
- Företag: namn, adress, postnuimmer, ort