Norrbottens kommuner har tillsammans upphandlat ett nytt verksamhetssystem för socialtjänst och kommunal hälso- och sjukvård. Socialtjänsten i Piteå kommun arbetar just nu för högtryck med att överföra data från det gamla systemet till det nya. Systembytet beräknas vara klart för samtliga verksamheter den 2 maj.
Efter en gemensam, omfattande upphandlingsprocess valdes företaget Pulsen Omsorg AB och verksamhetssystemet Combine. Upphandlingen blev klar i slutet av 2021 och sedan dess har arbetet med förberedelser för bytet pågått i olika processer. Gällivare var först ut att helt införa systemet under förra året.
-Det är här en unikt stor upphandling som vi gjort i samverkan. Det innebär att vi har bättre möjlighet att påverka utvecklingen av systemet och arbeta tillsammans än om varje kommun upphandlat separat, säger Eva Börjesson Öman, socialchef i Piteå kommun, som tillsammans med länets 14 socialchefer initierat det länsövergripande projektet.
Samverkan mellan Norrbottens kommuner inför systembytet
Ett gemensamt verksamhetssystem för Norrbottens kommuner är en förutsättning för att både samnyttja resurser och kunna hjälpa varandra. Exempelvis har en gemensam chatt startats för de som arbetat med supportfrågor för att enklare kunna kontakta kollegor runt om i länet för stöd och råd.
-Att byta journalsystem är som att byta ut hjärtat i verksamheten, det är stort och omfattande och berör cirka 1800 medarbetare. Vi har arbetat extra intensivt sedan december med att utbilda användare i systemet. Nu har vi skruvat upp fokuset ytterligare och arbetar med migrering i skarpt läge, det vill säga att föra över all brukardata från Viva, vårt nuvarande system, till Combine, säger Sofia Stenman, projektledare Combine, Piteå kommun.
En fördel för Piteå kommun är att vara en av fem kommuner som är sist ut att gå i skarp drift i år.
-Det betyder att vi fått stöd och hjälp av de kommuner som gått före oss, exempelvis Arjeplog, Luleå och Gällivare. De har banat väg och hittat lösningar på utmaningar som vi stöter på. Genom att få ta del av deras erfarenheter så underlättar det vår intensiva migreringsperioden som vi är inne i nu. Det är ett stort projekt och jag är stolt över att vi genomför det tillsammans, säger Sofia Stenman och fortsätter:
- Lokalt i Piteå har vi under projektets gång haft engagerade medarbetare som med stort allvar närmat sig det nya systemet. Det har varit en prioriterad arbetsuppgift att utbilda sig för att vi ska ha en bred kunskap om systemet. Arbetet har pågått och pågår samtidigt som vi bedriver ordinarie verksamhet och det har till viss del inneburit en högre arbetsbelastning och att vi fått prioritera bland arbetsuppgifter.
Viss påverkan på handläggningstider
Från och med nu, fram till skap drift i början av maj, kan bytet av verksamhetssystem ha viss påverkan på handläggningstider för biståndsbedömning inom äldreomsorg och LSS. I övrigt kommer brukare och klienter inte att märka av systembytet.
Först ut att helt gå över till det nya verksamhetssystemet är avdelningen Psykosocialt stöd och daglig verksamhet samt enheten Våld i nära relationer och familjerätten som startar som pilot för övriga verksamheter. Målet är att de är helt över i det nya verksamhetssystemet senast 8 april och att samtliga verksamheter i Socialtjänsten har bytt till Combine senast 2 maj.